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社外のかたへ忘年会の招待状を書くときの3つのポイント

会社の行事としての忘年会。社内だけで執り行うのが一般的なイメージかと思いますが、取引先を招待したり、兄弟会社、グループ会社と合同で催したりといったような事も少なくないようです。

このように社外の方を忘年会へお招きする際に必要となるのが、招待状。
忘年会といえども社外の方をお招きするのであれば会社としての正式な行事なので、そこにお招きするためにはもちろん正式な案内状が必要となるわけです。

では、忘年会の招待状はどのような内容がふさわしいのでしょう?ビジネス文書としてのポイントを押さえ、かつ少し砕けた内容の忘年会案内状が書くことができれば満点です。

さて、さっそく「書いたことないからわからない!」という方に向けた、「忘年会の招待状書き方講座」の開講です。

①忘年会招待状の始まりと終わり

招待状であってもビジネス文書の基本を抑える。

招待状であってもビジネス文書の基本を抑える。

ビジネスの文書といえば「拝啓」で始まり「敬具」で終わる形式が常識ですが、招待状も同じようにこのルールは守りましょう。また、定番の季節の挨拶と、今年1年の感謝を伝える文章も頭に置いておくと印象が良いでしょう。一般的な定型文はこちらです。

「◯◯の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。本年度弊社が無事業務を執り行えましたのも、御社の協力があってのもの、改めて深く感謝申し上げます。」

忘年会の挨拶を送るのは12月かと思いますので、「◯◯の候」に当てはめる12月や年末に使用できる季節の候をざっとあげておきますね。

  • 霜寒の候
  • 初氷の候
  • 初冬の候
  • 寒冷の候
  • 師走の候
  • 冬至の候
  • 歳末の候
  • 歳晩の候

と、たくさんあります。相手の会社の雰囲気、言葉の耳障りなども鑑みた上で適切なものを選んでみてください。

②忘年会のお知らせと目的

忘年会のお知らせとその目的をお伝えする。

忘年会のお知らせとその目的をお伝えする。

次に、忘年会をしますよ~というお知らせと、なぜ忘年会にご招待したいのか、という目的を書きます。忘年会の招待状をラブレターとするならば、気持ちを伝える一番重要な部分ですので、正直な気持ちをビジネス的形容でしっかり伝えることがポイントです。例えば・・・

「この度弊社では、毎年恒例の忘年会を下記日程で行うこととなりました。

日頃お世話になっております御社に感謝の気持ちを伝え、これからより一層の懇親を深めていきたいという目的もあり、ぜひ御社(または◯◯さまとご指名)にご出席頂ければ幸いです。ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、どうぞご検討ください。」

等々、「なぜ御社を忘年会に呼びたいのか」が伝わるとよいと思います。さらにここで、会社名ではなくキーマンとなる担当者個人を指名する文章にすると、より気持ちが伝わりやすくなるかもしれませんね。

③開催日時や場所の詳細

開催日時や場所などの詳細をお伝えする。

開催日時や場所などの詳細をお伝えする。

これも絶対必須項目です。言わずもがな、かと思いますが項目として必要なものをざっとあげてみますと・・・

 1)開催日
 2)時間
 3)開催場所(Googleマップの短縮URLでのリンクも付けておくと良いでしょう)
 4)会費
 5)幹事名+連絡先
 6)出欠の可否連絡をいつまでにほしいか(どこに連絡したらいいか)

と、上記6項目は絶対必須です。それと、情報としてあると親切なのが、お店の雰囲気の写真。どんな雰囲気の会場なのかが招待状だけでわかると、TPO(時と場所、場面に応じた方法や立ち位置、服装等の使い分け)を考えやすいので貰ったほうとしてはありがたいはず。ちょっとした気が利く招待状のアピールポイントです。

また、5)は最低でも2名の名前と連絡先をあげておくのが良いでしょう。1名だと電話が繋がらない等、やりとりがスムーズにいかない場合もあるかもしれないので。

さて、最後にこれまでのポイント①~③をまとめた文章を載せてみます。何かの参考に、ぜひご活用くださいませ!

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平成○年○月○日                         株式会社○○
○○○株式会社さま                       広報課 ○○太郎

               忘年会のご案内

「初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
本年度弊社が無事業務を執り行えましたのも、御社の協力があってのもの、
改めて深く感謝申し上げます。

 この度弊社では、毎年恒例の忘年会を下記日程で行うこととなりました。 

 日頃お世話になっております御社に感謝の気持ちを伝え、これからより一層の
懇親を深めていきたいという目的もあり、ぜひ御社にご出席頂ければ幸いです。
ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、どうぞご検討ください。

 開催日 :12月×日(金)
 時間  :19:00~
 開催場所:〒123-0000
 会費  :○○円
 幹事名 :××太郎(TEL090-000-000)
     :××花子(TEL090-000-000)

 なお、誠に勝手ながら、ご出欠の連絡を12月×日(金)迄に
 ×××@×××.comへご連絡頂きますようお願い申し上げます

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いかがでしたでしょうか。社外の方を忘年会へお招きする際の一助になりますと幸いです。

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