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忘年会幹事さんの役割分担のコツとは?

よほどコンパクトな組織でない限り、忘年会準備を一人の幹事さんで行うのは不可能です。忘年会準備を言い訳にできない通常業務も沢山あるわけですから、複数名の運営メンバーが必要不可欠なはず。そしてその運営メンバーでそれぞれ役割分担を決めて準備のタスクをこなしていく、そんなやり方が一般かと思います。

では、どんな役割分担がいいのでしょうか?私のおすすめは以下のような役割分担です。

①参加者部隊
 忘年会の呼びかけ/参加の可否集計/当日のお店までの誘導

②お店部隊
 忘年会開催のお店選び、および決定/費用清算等含むお店とのやり取り

③企画部隊
 忘年会の企画決めおよび執行/司会任命

④景品部隊
 忘年会の景品用意

⑤費用部隊
 参加者からの費用の徴収/お店部隊へのお店清算費用の受渡/
 景品部隊への景品購入費用の受渡/その他忘年会に関する費用の保守管理

⑥進行チェック(リーダー)
 全体のスケジュールが滞りなく進んでいるかチェック
 どこかでトラブルがある場合は、各部隊に連絡周知

以上6つ(リーダーを除くと5つですが)の役割分担が割り振られていれば、ぬかりなく忘年会準備は進んでいくでしょう。ただ、よりうまく役割分担で仕事をこなしていくにはコツがあるのです。

そのコツとはズバリ、「仕事に取り掛かる順番」です。

全部の部隊が「せーの」で仕事をすすめても効率的ではありません。ですので、効率的にスマートに各自が役割分担を行えるような仕事に取り掛かる順番もご案内します

役割分担したメンバーが効率よくタスクを進めるための順番のコツ

①まず動くべきは「企画部隊」!

忘年会準備チームのメンバーに、成功のイメージを持ってもらいます。

忘年会準備チームのメンバーに、成功のイメージを持ってもらいます。

忘年会準備でまず一番に取り掛かるべきは企画部隊です。なぜかって?理由はひとつ!企画が決まっていたほうが忘年会準備チームメンバーのモチベーションが上がるからです!!

何をするか決まってない忘年会のために仕事するより、「コレしたら楽しいだろうな~」「早くあの企画したいな~」と思えるような企画を先に作っておくことで、成功のイメージができた運営メンバーが一丸となり楽しく忘年会準備を進めることができるのです。

ここでもうひとつポイントを挙げると、企画部隊が中心となり企画をすすめるのはもちろんですが、他のメンバーの意見も大いに取り入れて企画を作ることです。そうすることによって、メンバーの参画意識もより高まるというものです。このようにメンバーを巻き込んで、まずは楽しい企画を作りましょう!

②お次は「参加者部隊」と「お店部隊」の出番

とにかく前倒しで予定を確定させます。

とにかく前倒しで予定を確定させます。

忘年会準備チームのモチベーションをアップさせたら、お次は「参加者部隊」と「お店部隊」の出番です。人もお店もボーっとしていたら先の予定がうまってしまう可能性大なので、のんびりしていられません。

「参加者部隊」さんは、なるべく早く”忘年会実行のお知らせ&いつまでに参加可否をください”という社内連絡を出しましょう。ポイントは、可否の締め切りはなるべく早く設けておくということ。遅くすると、忘れる人が増えてしまう&お店への参加者数の決定連絡が遅くなるからです。「そんなに早く参加可否言えないよ~」という方にはいつまでに教えてくれますか?と聞くのも忘れずに。

「お店部隊」さんは、勢い勝負です。企画が実行できそうなお店をいくつかピックアップし、希望順に上から書き出し、順に電話をかけてバスっとお店を決めていっちゃいましょう!どれだけ多くのお店に、いち早く連絡できるかが忘年会のお店決定の命運を分けます。お店を決定する前は一度事前に足を運んで下見するのもお勧めですよ。

③お店と参加者がだいたい決まったら「企画部隊」の出番

当日の動きに必要な情報を収集し、企画を具体化していきます。

当日の動きに必要な情報を収集し、企画を具体化していきます。

お店とだいたいの参加者が決まったらそれを基に企画部隊が本格始動です。お店をどこまでどんな風に使えるか、参加者をどのように割り振りどんな企画をするか、詰めに詰めて決めていきます。お店部隊同様お店に出向き、どれだけ広く動けるか、など動線チェックをしておくのもいいですよ!

あと、司会や挨拶をしてくれる方への個別のお願いも同時進行で行いましょう。

④陰の力持ち!「景品部隊」と「費用部隊」もとうとう始動

事前の段取りが結果を左右します。

事前の段取りが結果を左右します。

参加者、お店、企画が固まってきたら、こんどは「景品部隊」と「費用部隊」の出番です。

まず「景品部隊」は企画のどこでどれくらいの景品がでてきたら盛り上がるか、を企画部隊さんと考え、費用部隊さんにいくらくらい景品に予算があるのかを確認。以上の内容をもとに、流行りの物や参加者さんの意見などをもとに景品をゲットしていくのです。いわばサンタさんみたいな部隊です。

「費用部隊」は参加者からお金の徴収と、「お店部隊」にお店の支払い費用を渡します。言葉にするとたった2つのタスクですが、地味に大変なお仕事。社員ひとりひとりからしっかり徴収して記録をして、未払いの人には催促に行き、集まった大金を管理するわけですから心労がありますよね…。

そんな心労を少しでも減らせるように、お金の保管期間が短くなるよう、忘年会直前に動き出すのがおすすめです。ただ、直前に効率よく回収できるよう、入念な段取りが必要であることも重要なポイントです。

さてさて、以上が忘年会役割分担の最大のコツ、効率的な仕事の進め方、です。
全部隊が同時進行ヨーイドンで進んでしまうと難航してしまいがちですが、以上の進め方で行くと、各部隊が最小の動きで効率的に仕事ができるのです。

ぜひぜひ参考にしてみてくださいね~^^

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