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忘年会の招待メールを送るときのポイント

他の会社を自社の忘年会にお招きするときに、招待状や招待メールをお送りすると思います。招待状に関しては以前の記事で触れましたので、ぜひそちらをご参考下さいませ。

社外のかたへ忘年会の招待状を書くときの3つのポイント

さて、今回は招待メールにフォーカスをしていきます。
忘年会の招待メールを送るときにはポイントがいくつかあります。「本文はしっかりかけたけど、それ以外にも気を付けないといけない事があるかもしれない・・・」と、気が付いたそこのアナタ‼ぜひぜひご参考ください^^

忘年会の招待メールを送るときのポイントその①件名‼

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忘年会のお誘いメールで重要な事は、まず「見落とされず・怪しいメールと判断されない事」。つまり相手の受信トレイに最初に表示される「メールの件名」の部分になります。
その点からいうと『【重要】』『≪***大切なお知らせ****≫』などの冒頭はまず、論外。迷惑メールなどでよく見られる件名は避けましょう。

ではどんなメール件名がいいかというと、おススメは…

「今年もお疲れさまでした!(株)○○忘年会のお知らせ」
「20××年も残り僅かですね*^^*(株)○○忘年会のお知らせ」
「ご参加心よりお待ちしております!(株)○○忘年会のお知らせ」

等など、一言添える系の件名です。

過剰な装飾はありませんが、件名冒頭に添えた一言と会社名が目に飛び込んできて見落とされる心配が少なくなりますし、かつ親近感溢れる印象も与えられると思うのです。感じが良いメールだな、と件名からも思ってもらえるかも。

また、
「【株●● 担当者名】今年もお疲れさまでした! ○○忘年会のお知らせ」
といったように冒頭に、相手にも馴染みのある自社の担当者名を入れるのもひとつの手です。

件名に迷ったらぜひ、一言添える系の件名をお使いください。

忘年会の招待メールを送るときのポイントその②送信タイミング‼

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仕事のメールじゃないけれど会社としての正式なメールである忘年会のお誘いメール。緊急度が高いわけでもないし仕事のメールに比べると重要度も低い…でも、きちんと読んで検討してほしい。つまり、「邪魔になりたくないけどしっかり読んで‼」という、まるでラブレターを送る女子のような気持ちになっちゃう忘年会のお誘いメール。

ではいったい、どのタイミングで送信するのが適切なのでしょうか?

まず、邪魔になってしまうタイミングから紐解いてみると、一般的に会社として一番多忙なのは月曜日と金曜日のはず。あくまで土日休みの会社と仮定してのお話ですが、週明け週末は残務などに追われ会社全体がなんだかバタバタしているでしょう。ならば月曜日、金曜日は避け、一番週明けと週末から遠い水曜日のお昼がおすすめ、と私はおもいます。心にゆとりがあり、比較的何にも追われていないタイミング。それが水曜日のお昼であることが多いと考えられるのです。
会社によってそれぞれ多忙な時期は違うと思いますが、1つの考え方として参考になさってください。

忘年会の招待メールを送るときのポイントその③URLの長さ‼

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忘年会メールの中に、忘年会開催店舗の詳細ページに飛ぶURLを載せる事、あると思います。開催店舗以外にもメールには書ききれない詳細情報がある場合もURLを載せることは少なくないはず。

そんな時に意識しておきたいのが載せるURLの長さ。1行位のURLならいいのですが、2行3行と改行されるくらい長いURLをメールに載せるのは不格好な印象を与えかねません。

ということでここはひとつ、メールの印象をよくするため、はたまた恰好付けのため(笑)長すぎるURLを載せる場合は、短縮URLに変換しましょう。長いURLが一瞬で短縮されるツールはいくつかあります。私のおすすめはこちら。ぜひお試しください。

GoogleのURL短縮サービス
https://goo.gl/

どんなに長いURLも非常に短いものに短縮してくれますので、メールの文面がすっきりスマートになります。そして、そのURLがクリックされた回数も計測されるので、どれだけ確認されたかを把握できるのも良いですね。

忘年会の招待メールを送るときのポイントその④送信元アドレス‼

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参加可否の返信が来るであろう送信元アドレスは、どのアドレスにするのがふさわしいでしょう?言い換えると、お招きした各会社からの返信を、社内のだれがリアルタイムで知っているべきか?という事になります。この問題に関する最善の策は1つ。ズバリ「有識者に聞きましょう!」です。この場合の有識者というのは「対社外的に忘年会参加の返信をリアルタイムで知っていたほうが良い人を判断できる人」の事を指します。

「部長のAさんは忘年会にお招きした××社との会合が近々あるから××社の参加可否を知っていたほうがいいな」等など、社内の各人の予定を把握している人が該当するかと思います。例えば秘書さんなんかに聞くとはないかもしれませんね。

とにもかくにも、送信元のアドレスに関しては幹事たちだけで談義していても話が進みません。有識者にヒアリングをし、ふさわしいアドレスを選びましょう。

さて、以上が忘年会の招待メールを送るときのポイントです。
ただの招待メールと侮り、上記のポイントなどを無視してメールを出してしまうと、相手に悪い印象を与えかねません。メールの印象は参加可否の検討材料になったり、今後の会社間の取引にも影響するかもしれませんので、ポイントをおさえ、なるべく良い印象を与えられるようなご招待メールを送りましょうね。

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